1) विभिन्न स्रोतों से होने वाली आमदनी और विभिन्न मदों किए हुए खर्चों की जानकारी प्राप्त करें।
रोकड़ (कॅश बुक ) –
इसमें ग्राम पंचायत को विभिन्न स्त्रोतों से होने वाली सम्पूर्ण आमदनी तथा विभिन्न मदों पर किये जाने वाले समस्त व्यय को अंकित किया जाता है । प्रतिदिन की आय एवं व्यय का हिसाब लिखा जाता है। किसी विशेष दिन आय व्यय नही हुआ हो तो दिनांक लिख कर निरंक बताते हुए ग्राम पंचायत सरपंच के हस्ताक्षर होगे ।
2) वित्तीय प्राप्तियों की जानकारी प्राप्त करें।
रसीद कट्टा :
यह वह अभिलेख है जो ग्राम पंचायत को जितनी भी वित्तीय प्राप्तियाँ होगी उसके लिये रसीद कट्टे से रसीद प्रदान की जावेगी । तथा इसका प्रतिपर्ण (काऊंटर फाईल ) पर रसीद प्राप्त करने वाले के हस्ताक्षर लिये जावेगे ।
3) रसीद कट्टों का विवरण, खर्च एवम बचत की जानकारी।
रसीद कट्टा का मूल (स्टाक) लेखा पंचायत द्वारा जितनी रसीद कट्टा कय की गई है उनका खर्च एवं बचत का हिसाब इस पंजी में होगा ।
4) किए गए व्यय पर बनाए गए बिलों की जानकारी प्राप्त करें।
बिल पंजी :- ग्राम पंचायत द्वारा किये गये व्यय का बिल तैयार किया जावेगा तथा अंकित किया जावेगा ।
5) पंचायत के वेतन संबंधित बिलों की जानकारी।
पंचायत के कर्मचारियों का वेतन बिल इस प्रत्रक पर तैयार किया जावेगा ।
6) पंचायत अकास्मिक खर्चों का विवरण प्राप्त करें।
अकास्मिक व्यय बील :- विशेष परिस्थिति में किया गया खर्च स्टेशनरी आदि पर व्यय इस प्रपत्र पर बनाया जावेगा।
7) पंचायत विभिन्न संस्थाओं से प्राप्त आय का विवरण।
प्राप्ति संक्षेप पंजी :- ग्राम पंचायत को विभिन्न संस्थाओं से जो भी आय प्राप्त होगी उसका मद वार इन्द्राज इस पंजी में किया जावेगा ।
8) पंचायत द्वारा किए गए सभी खर्चों का सूची वार विवरण।
व्यय पंजी :- पंचायत द्वारा जो भी खर्चा किया जावेगा उसका मदवार इन्द्राज इस पंजी में किया जावेगा
9) वसूली की गई रासी का विवरण।
बसूली योग्य अग्रिमों की पंजी :- किसी कर्मचारी या सदस्य को दिये गये अग्रिम से वसूली की गई रासी का हिसाब इस पंजी में रखा जावेगा।
विशेष प्रयोजन अनुदान पर लेखा :- निर्माण कार्यो से संबंधित हिसाब इस पंजी में रखा जायेगा ।
11) पंचायत कर्मचारियों से जमानत के रूप में रखी गई रासी का विवरण।
कर्मचारियों से ली गई प्रतिभूतियों की पंजी :- पंचायत कर्मचारियो से जमानत के रूप में जो राशि जमा कराई गई है उसका हिसाब इस पंजी में रखा जायेगा ।
12) पंचायत के चल या अचल सम्पत्ति का विवरण।
चल या अचल सम्पति की पंजी :- पंचायत के स्वामित्व के भवन, स्थाई जमीन तालाब आदि का ब्यौरा इस पंजी में रखा जायेगा ।
13) पंचायत द्वारा लगाए गए जुर्माने का विवरण प्राप्त करें।
14) म नागरिकों पर पंचायत द्वारा लगाये गये जुर्माने का हिसाब इस पंजी में रखा जयेगा ।
15) पंचायत को विभिन्न स्रोतों से नगद प्राप्त राशि का विवरण प्राप्त करें।
नगद जमा पंजी: इस पंजी में नगद राशि प्राप्त होगी तो उसका हिसाब रखा जायेगा ।
16) पंचायत की बैठकों में पारित प्रस्तावों का विवरण प्राप्त करें।
प्रस्ताव पुस्तिका :- ग्राम पंचायत के द्वारा आयोजित की गई बैठकों में जो भी प्रस्ताव पारित किया जाये उनका विवरण मदवार इस पंजी में रखा जाकर, अभिलेख में रखा जावेगा ।
17) पंचायत द्वारा खरीदी गई सामग्री एवम किसी संस्था द्वारा प्राप्त सामग्री का विवरण प्राप्त करें।
भंडार पंजी :- पंचायत द्वारा समय समय पर सामग्री का कय किया जाता है । अथवा किसी – संस्था द्वारा प्रदाय किया जाता है तो समस्त सामग्री का उल्लेख इस भंडार पंजी में किया जावेगा ।
18) विकलांग या असहाय व्यक्तियों को वितरित की गई पेंशन का विवरण प्राप्त करें।
निराश्रित पंजी : ग्राम पंचायत क्षेत्र में असहाय एवं विकलांग व्यक्तियों को पेशन राशि दिये जाने का हिसाब इस पंजी में रखा जाता है ।
19) पंचायत को प्राप्त एवम् पंचायत द्वारा किए हुए पत्राचार का विवरण प्राप्त करें।
आवक / जावक : ग्राम पंचायत को जो भी प्रत्र प्राप्त होगे तथा भेजे जावेगे उनका उल्लेख इस पंजी में किया जावेगा । पत्र का क्रमांक भेजे जाने की तिथि भेजने वाले का नाम तथा पत्र के विषय का उल्लेख किया जाना आवश्यक होगा
20) पत्राचार भेजने के लिए टिकट पर किये गए खर्च का विवरण प्राप्त करें।
डाक टिकट खर्च पंजी :- जो भी पत्र ग्राम पंचायत के द्वारा भेजे जाते हैं उन पर जो टिकट का व्यय होगा उसका हिसाब इस पंजी में रखा जावेगा ।
21) पंचायत द्वारा निश्चित किए गए कर तथा बकाए का विवरण प्राप्त करें।
मांग वसूली पंजी :- ग्राम पंचायत के द्वारा जो भी कर निर्धारित किये जाते हैं उनकी वसूली तथा बकाया की स्थिति को इस पंजी में दर्शाया जाता है।
22) पंचायत द्वारा जारी किए गए प्रमाण पत्रों का विवरण प्राप्त करें।
प्रमाण – पत्र पंजी – ग्राम पंचायत के द्वारा वे सभी प्रमाण पत्र जो दिये जाते है के संबंध में – विस्तृत ब्यौरा इस पंजी में रखा जावेगा। प्रमाण पत्र प्राप्त करनेवाले का नाम विषय प्रमाण पत्र जारी करने का दिनांक तथा प्रमाण पत्र जारी करने के कारणों का उल्लेख होगा ।
23) पंचायत द्वारा बैंक में जमा कराए गए चेक का विवरण प्राप्त करें।
बैंक जमा पंजी:- ग्राम पंचायत को जो भी राशि चैक के माध्यम से प्राप्त होती है उसको बैंक खातें में जमा करने का विवरण इस पंजी में रखा जावेगा ।
24) पंचायत क्षेत्र में आने वाले घर/ मकानों तथा उनमें निवास करने वाले सदस्यों का विवरण प्राप्त करें।
आवास पंजी :- ग्राम पंचायत क्षेत्रों में आनेवाले भवनों के प्रकार संख्या निवास करने वाले सदस्यों की संख्या तथा मकान के संबंध में आवश्यक जानकारी इस पंजी में लिखी जायेगी ।
